Porrassalmen Urheilijat -62 ry

Jäsen- ja yhteistyökumppanirekisterin tietosuojaseloste

Laatimispäivä: 20.03.2018. Päivitystiedot dokumentin lopussa.

1 Rekisterinpitäjä

Porrassalmen Urheilijat -62 ry, Porrassalmenkatu 26, 50100 Mikkeli, p.045 2311819, Y-tunnus 0500082-7.

2 Rekisteriasioiden yhteyshenkilö ja yhteystiedot

Puheenjohtaja Susanna Liljander, puheenjohtaja@pu62.fi, 040 579 9060

3 Rekisterin nimi

Jäsen- ja yhteistyökumppanirekisteri

4 Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus ja peruste

Tietojen käsittely perustuu yhdistysten jäsenten osalta Porrassalmen Urheilijat -62 ry:n oikeutettuun etuun eli yhdistyksen jäsenyyteen. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus on:
* ylläpitää Yhdistyslain mukaista jäsenluetteloa
* jäsenasioiden hoito, kuten tiedottaminen, yhteydenpito, palkitseminen, kilpailutoiminta, jäsenmaksujen hallinta sekä kurinpidolliset toimet
* harrastustoiminnan, tapahtumien sekä keskustelu- ja koulutustilaisuuksien järjestäminen
* toiminnan kehittäminen, tilastointi ja raportointi.

Tietojen käsittely perustuu toimihenkilöiden osalta Porrassalmen Urheilijat -62 ry:n oikeutettuun etuun eli sovittuun yhteistyöhön (toimihenkilöitä ovat mm. joukkueen johtaja, ohjaaja, valmentaja, tiedottaja).

Tietojen käsittely perustuu yhteistyökumppaneiden osalta sopimukseen tai Porrassalmen Urheilijat -62 ry:n oikeutettuun etuun (suoramarkkinointi) ja henkilötietojen käyttötarkoitus on Porrassalmen Urheilijat -62 ry:n yhteistyökumppaneiden välisen yhteistyösuhteen hoitaminen, kehittäminen ja tilastointi.

5 Rekisterin tietosisältö ja rekisteröityjen ryhmät

Rekisteri sisältää seuraavia henkilötietoja yhdistyksen henkilöjäsenistä:
* Yhdistyslain 11 §:n vaatimat henkilötiedot eli jäsenen nimi sekä kotipaikka
* Tarkemmat henkilötiedot (syntymäaika)
* Alaikäisen jäsenen osalta:
- Tarpeelliset huoltajan suostumukset esim. jäsenyyteen, tietojen julkaisemiseen, harrastustoimintaan ja palveluiden käyttöön liittyen
- Alaikäisen huoltajan nimi ja yhteystiedot (postiosoite, sähköpostiosoite, puhelinnumero)
* Jäsenyyteen liittyvät tiedot, kuten jäsennumero, jäsentyyppi, jäsenmaksuihin ja muihin laskuihin liittyvät tiedot
* Yhteystiedot (postiosoite, sähköpostiosoite, puhelinnumero)
* Valokuva
* Tiedot osallistumisesta jäsen- ja harrastustoimintaan sekä keskustelu- ja koulutustilaisuuksiin
* Muut rekisteröidyn itsensä luovuttamat henkilötiedot

Rekisteri sisältää seuraavia henkilötietoja toimihenkilöistä:
* Yhteystiedot (postiosoite, sähköpostiosoite, puhelinnumero)
* Laskuihin liittyvät tiedot
* Valokuva
* Tiedot osallistumisesta harrastustoimintaan sekä keskustelu- ja koulutustilaisuuksiin

Rekisteri sisältää seuraavia henkilötietoja yritysten ja yhteisöjen päättäjistä ja yhteyshenkilöistä:
* Nimi, titteli, yritys, postiosoite, sähköpostiosoite, puhelinnumero

6 Säännönmukaiset tietolähteet

Henkilötiedot saadaan rekisteröidyltä itseltään esim. jäseneksi liityttäessä tai jäsenyyden tai yhteistyön aikana. Jäsen on velvollinen ilmoittamaan muuttuneet tietonsa Porrassalmen Urheilijat -62 ry:lle.

7 Säännönmukaiset tietojen luovutukset ja tietojen siirto EU:n tai ETA-alueen ulkopuolelle

Henkilötietoja ei säännönmukaisesti luovuteta eteenpäin, eikä niitä siirretä EU:n tai ETA-alueen ulkopuolelle.

Rekisterinpitäjä käyttää ulkoisen palveluntarjoajan (Taikala Oy, myClub-palvelu) sähköistä jäsenpalvelua, jonka avulla rekisterinpitäjä hallinnoi jäsen- ja yhteistyökumppanirekisteriä, laskutusta, tapahtumailmoittautumisia, läsnäoloseurantaa ja jäsenviestintää.

8 Suojauksen periaatteet ja tietojen säilytysaika

Rekisteri säilytetään lukitussa tilassa ja se on suojattu salasanalla. Rekisterin tietoihin on pääsy vain määritellyillä henkilöillä heidän tehtäviensä edellyttämässä laajuudessa.

Rekisterin tietoja säilytetään niin kauan, kuin ne ovat tarpeen rekisterin tarkoituksen toteuttamiseksi. Kun jäsenen tietoja ei enää tarvita rekisterin tarkoituksessa, jäsen poistetaan järjestelmän "ryhmistä", eli hänet poistetaan seuran yleisestä ja aktiivisesta henkilötietojen käsittelyn piiristä. Ryhmistä poistettaessa jäsenen tiedot siirtyvät "arkistoon", josta tiedot voidaan tarvittaessa palauttaa. Arkistoa voivat käsitellä ainoastaan järjestelmän pääkäyttäjät. Arkistossa tietoja säilytetään enintään 6 kk, jonka jälkeen ne poistuvat järjestelmäautomatiikalla ellei poistoa ole tehty jo aiemmin pääkäyttäjien toimesta.

Toimihenkilön henkilötietoja säilytetään niin kauan kuin henkilö toimii Porrassalmen Urheilijat -62 ry:ssä tai niin kauan kuin ne ovat tarpeen esim. laskutuksen tai yhteistyön kannalta.

Yhdistyksen jäsenen henkilötietoja säilytetään niin kauan kuin henkilö toimii Porrassalmen Urheilijat -62 ry:ssä tai niin kauan kuin ne ovat tarpeen esim. laskutuksen tai yhteistyön kannalta.

Yritysten ja yhteisöjen päättäjien ja yhteyshenkilöiden henkilötietoja säilytetään niin kauan kuin ne ovat tarpeen laskutuksen, sponsoroinnin tai yhteistyön kannalta. Muutoin henkilötietoja päivitetään.

myClub-palvelun (www.myclub.fi) tiedot on tallennettu tietokantapalvelimelle, jonne pääsy vaatii käyttäjätunnuksen ja salasanan sekä tietokantapalvelimen osoitteen.

myClub-palvelun sisältämät tiedot sijaitsevat lukituissa ja vartioiduissa tiloissa ja tallennetut tiedot varmennettu 2 kertaisella tietokantavarmennuksella, joka on vahvasti salattu.

myClub-palveluun sisäänpääsy edellyttää käyttäjätunnuksen ja salasanan syöttämistä. Käyttäjätunnus ja salasana on vahvasti salattu ja vain rekisteröidyn henkilön omassa tiedossa. Kaikki tietoliikenne järjestelmässä on SSL-suojattu.

9 Rekisteröidyn oikeudet

Tarkastusoikeus ja oikeus vaatia tiedon korjaamista.

Rekisteröidyllä on oikeus tarkastaa itseään koskevat henkilörekisteriin tallennetut tiedot sekä oikeus vaatia virheellisen tiedon oikaisua ja tietojen poistamista. Asiaa koskevat pyynnöt tulee toimittaa kirjallisesti kohdassa 2 mainitulle yhteyshenkilölle.

Muut oikeudet: Rekisteröidyllä on tietosuoja-asetuksen mukaisesti (25.5.2018 lukien) oikeus vastustaa tai pyytää tietojensa käsittelyn rajoittamista sekä tehdä valitus henkilötietojen käsittelystä valvontaviranomaiselle.

Päivitystiedot:
19.11.2020: rekisterivastaavan eli puheenjohtajan nimi ja yhteystiedot

16.2.2021: seuran osoite

29.9.2021: siistitty selosteen ulkoasua

12.10.2022: parannettu jäsentelyä

3.11.2023: rekisterivastaavan eli puheenjohtajan nimi ja yhteystiedot

23.10.2024: täsmennetty tekstiä jäsentietojen poiston jälkeisestä arkistoinnista